Vorgangsbearbeitungssysteme Polizei

Übersicht

• Was sind Vorgangsbearbeitungssysteme?
• Wie sind die Vorgangsbearbeitungssysteme entstanden?
• Übersicht nach Bundesländern und Entwicklungsverbünden
• Haben Vorgangsbearbeitungssysteme Schnittstellen für den Datenaustausch?!

Was sind Vorgangsbearbeitungssysteme?

Das Vorgangsbearbeitungssystem (VBS) ist das wichtigste IT-Werkzeug jeder Polizeibehörde. Denn jeder polizeilich relevante Vorgang wird im Vorgangsbearbeitungssystem erfasst. Dabei erhält er seine Tagebuchnummer und – Sie wissen ja – nur mit Nummer können Vorgänge verwaltet und bearbeitet werden. ‚Polizeilich relevant‘ sind, ganz allgemein gesagt, Vorfälle, bei denen die Polizei hinzugezogen wurde oder sich selbst beteiligt hat. Also insbesondere Verkehrsunfälle und Ordnungswidrigkeiten, in die die Polizei eingeschaltet wurde, Strafanzeigen und alle sonstigen relevanten Ereignisse mit Daten zu Tätern bzw. Tatverdächtigen, Geschädigten und Zeugen.
Vorgangsbearbeitungssysteme sind die Informationssysteme der uniformierten Polizei: Dazu gehören die Schutz- und Verkehrspolizei, sowie die Wasserschutzpolizei. Ein Datenaustausch zwischen den Vorgangsbearbeitungssystemen verschiedener Behörden / Länder ist nicht vorgesehen.

Jede Behörde hat ihr eigenes …

Die Polizeibehörde in jedem Bundesland und die beiden Bundespolizeibehörden (Bundespolizei und Bundeskriminalamt) haben jeweils ihr eigenes Vorgangsbearbeitungssystem. Manche Behörden haben

• sich zu Entwicklungsverbünden zusammengeschlossen, so z.B. die ComVor-Kooperation im IPCC-Verbund oder das das von mehreren Bundesländern gemeinssam entwickelte IGVP (Integrationsverfahren Polizei) von Bayern, Nordrhein-Westfalen und Thüringen
• oder haben sich ihr Vorgangsbearbeitungssystem, ggf. nach behördenspezifischen Anpassungen, beim gleichen Hersteller besorgt, wie z.B. POLIKS (Poliei Berlin) und ViVA, deren Hersteller T-Systems ist.

Verwandte polizeiliche Informationssysteme

Neben dem Vorgangsbearbeitungssystem hat jede Polizeibehörde zwei weitere, wichtige Informationssysteme:

• INPOL (Informationssystem Polizei) ist ein Verbundnetz der deutschen Polizei, vor allem für die Personen- und Sachfahndung: Alle Personen und Sachen (Fahrzeuge, Fahrräder, Schusswaffen, Kunstgegenstände usw.), die zur Fahndung ausgeschrieben sind, werden in diesen Datenbanken gespeichert. INPOL besteht aus einem zentralen Datenbanksystem beim BKA, das die Daten aus allen Polizeibehörden umfasst. Jede Polizeibehörde die Bundespolizei hat einen eigenen Datenbankserver für den Datenbestand, der das jeweilige Land / die jeweilige Behörde betrifft. Dieses dezentralen Server werden als INPOL-Land-(Server) bezeichnet. Die wesentliche Aufgabe von INPOL besteht darin, dass jeder Polizist innerhalb kurzer Zeit abfragen kann, ob eine Person oder Sache (,die gerade kontrolliert wird), zur Fahndung ausgeschrieben ist. Das kann auch mit mobilen Geräten direkt aus dem Streifenwagen erfolgen. Die zweite Aufgabe besteht darin, dass neue Fahndungsausschreibungen von jeder Polizeidienststelle eingegeben werden können und damit in relativ kurzer Zeit allen anderen Polizeidienststellen zur Verfügung stehen.
• das Fallbearbeitungssystem: Die Kriminalpolizei in jeder Behörde hat noch ein eigenes Fallbearbeitungssystem. Fallbearbeitungssysteme unterstützen die Kriminalpolizei bei der Sachbearbeitung, Ermittlung und Auswertung von komplexen Kriminalfällen.

Zu dem nur sehr begrenzt möglichen elektronischen Informationsaustausch zwischen Vorgangsbearbeitungssystemen und anderen polizeilichen Informationssystemen ist am Schluss dieses Artikels etwas gesagt.

Komponenten

Vorgangsbearbeitungssysteme sind Client-Server-Lösungen. Sie bestehen also aus einem Zentralsystem, in dem zentral alle Daten gespeichert, verwaltet und bearbeitet werden. Sowie aus stationären und mobilen Geräten (PCs, Tablets) für die Datenerfassung und Informationsabfrage.

Allerdings sind nicht alle Vorgangsbearbeitungssysteme Datenbank-Anwendungen: ComVor, welches in gemeinschaftlicher Kooperation der Länder Baden-Württemberg, Brandenburg, Hamburg und Hessen (die so genannte IPCC-Kooperation) und mit technischer Unterstützung durch Microsoft entwickelt und gepflegt wird, setzt auf Word-basierte Formulare: Aus denen werden mit Hilfe von Makros entsprechende „ausgefüllte“ Dokumente erzeugt. Nur ein Teil der dabei erfassten Daten wird auch in einer Datenbank gespeichert: Sie heißt ‚Comvor-Index‘.

Was ist in den Vorgangsbearbeitungssystem gespeichert?!

Die Bezeichnung ‚Vorgangs-Bearbeitung‘ erweckt den Eindruck, als würden dort nur Daten gespeichert, die der Vorgangsverwaltung dienen. Das ist jedoch in der Praxis nicht der Fall. Über die Vorgangsverwaltung hinaus, enthalten diese Systeme in großem Umfang auch personenbezogene Daten über Geschädigte, Beschuldigte bzw. Tatverdächtige und Zeugen. Jedes Vorgangsbearbeitungssystem ist also der umfassende polizeiliche Datenspeicher der jeweiligen Landes- oder Bundespolizeibehörde: Er enthält für sämtliche polizeilich erfassten Vorgänge der jüngeren Zeit alle wichtigen Informationen über die daran beteiligten Personen, Firmen, Adressen, Fahrzeuge, Telefonnummern etc. und die Beschreibung dessen, was eigentlich vorgefallen ist (der sogenannte „Sachverhalt“).

Geheimhaltung: Es gibt natürlich auch Vorgänge, die nur von einem kleinen Team von Sachbearbeitern in der Polizei bearbeitet werden sollen: Man denke an eine Entführung, bei der der Erpresser damit droht, den Entführten umzubringen, wenn „etwas in die Presse gelangt“. Solche Vorgänge können als Verschlusssache eingestuft werden mit der Folge, dass nur die berechtigten Sachbearbeiter darauf zugreifen können.

Speicherfristen: Es gibt gesetzliche Vorschriften, wie lange, welche Informationen überhaupt gespeichert werden dürfen. Gute Vorgangsbearbeitungssysteme überwachen solche Fristen automatisch und zeigen an, wann Informationen gelöscht werden sollten, weil die maximale Speicherfrist erreicht ist. Wie in allen polizeilichen Informationssystemen üblich, löscht das System nicht von sich aus, also automatisch: Der für diese Information zuständige Sachbearbeiter kann entweder zustimmen: Dann wird die Info gelöscht. Oder er hat Gründe, warum z.B. eine Person noch weiter gespeichert werden soll: Dann kann er das angeben. Soweit die Vorschriften und die Theorie. In der Praxis finden die Datenschutzbeauftragten bei ihren Kontrollen jedoch eigentlich immer Verstöße gegen diese Vorschriften. Das gilt aber nicht nur für die Vorgangsbearbeitungssysteme, sondern für alle polizeilichen Informationssysteme.

Wie sind die Vorgangsbearbeitungssysteme entstanden?

Vorgangsbearbeitungssysteme entstanden um die Jahrtausendwende, also zu einer Zeit, als die Periode der Großrechner und Terminals vorbei war und marktübliche (statt herstellerspezifischer) Hardware und offene Software gekauft werden konnten. In den IT-Abteilungen vieler Bundesländer machte sich eine gewisse Euphorie breit: Man war froh, nicht mehr auf die Entwickler und Berater von Siemens, Software AG & Co angewiesen zu sein. Denn jetzt gab es ja marktübliche Server-Hardware, PCs als Endgeräte und System- und Datenbank-Software, die vom Hersteller der bisher verwendeten Großrechner-Hardware unabhängig war. Apropos „Datenbank-Software“. MS-Access wurde damals als Datenbank-Software betrachtet und war in dieser Zeit ein echter Renner. Viele Polizisten beschäftigten sich auch in ihrer Freizeit sehr ausgiebig mit Access: Kunststück: Erstmals konnte man „eine Datenbank“ auch auf dem eigenen PC anlegen und dafür eine Anwendung programmieren.

Wir haben letztens 160 MS-Access-Lizenzen gekauft. Seitdem habe ich 160 Datenbankprogrammierer mehr.“ [Der IT-Verantwortliche der Polizei eines großen Bundeslandes im Gespräch mit der Autorin, ca. 2003].

Natürlich wurde MS-Access nicht zur Plattform für das landesweite Vorgangsbearbeitungssystem. MS-Access hatte dennoch großen Einfluss auf die weitere Entwicklung von Anwendungen in der deutschen Polizei. Denn die IT-Kenntnisse, die sich viele Polizisten nach Dienstschluss am heimischen Rechner angeeignet hatten, sorgten für Selbstbewusstsein: Man konnte ja was, wenn man mit MS-Access eine Anwendung für den Einsatz in der Dienststelle programmiert hatte. Was Polizei braucht, weiß auch jeder Polizist. Wenn sich ein paar Polizisten zusammentun und in ihrer Freizeit „programmieren,“ kann schon mal eine brauchbare „Fallbearbeitung für Mordermittlungen“ dabei rauskommen. Die automatisch nach dem Programmstart anzeigt, welchem Kollegen man heute zum Geburtstag gratulieren muss. Und für das bisschen Datenverarbeitung, das für komplexere Anwendungen für hunderte oder tausende Nutzer geeignet ist. Das das Datenvolumen solcher Anforderungen abkann. Und das performant genug ist, um den Ansturm von hunderten oder tausenden von Nutzern gleichzeitig zu verkraften: Für dieses Bisschen an IT-Know-How kauft sich die Behörde einen Dienstleister. Das war, nur wenig überspitzt, die Haltung in fast allen Polizeibehörden.

Für viel Selbstbewusstsein und Optimismus sorgte bei den Ländern auch, dass die Länder – der föderalen Struktur sei Dank – ihre Polizei schließlich selbst ausstatten mussten, dafür selbst bezahlen müssen und daher auch – gefälligst! – selbst entscheiden können, was sie da einkaufen.

Das mit der föderalen Struktur hatte dann kurze Zeit später auch Nachteile: Dank der Föderalismusreform II mussten die Länder auf ihre Neuverschuldung achten. Viel Geld ausgeben, ging also nicht mehr so ohne Weiteres. Umso besser war es – und so ist es bis heute geblieben – dass Polizei ja entwickeln und pflegen kann, was Polizei an IT-Anwendungen so braucht. Die Nachteile dieses Verfahrens – Fehlallokation von Polizeivollzugskräften und unzureichende IT-Kompetenz – geraten erst allmählich ins Blickfeld.

Polizisten wurden also zu Entwicklern und IT-Servicekräften und ließen den fachlichen Anforderungen, was so eine Vorgangsbearbeitung können sollte, freien Lauf. Eine Zeitlang war ‚Formulare sammeln‘ angesagt: Es wurden also in diversen Polizeibehörden die Formulare gesammelt, die in der Polizei des jeweiligen Landes seit Jahr/(zehnt)en so geschaffen worden waren. Dann wurde in monate- bzw. jahrelanger Kleinarbeit akribisch erhoben, welche Daten in den Feldern dieser Formulare einzutragen waren. Und dann wurde ADAM, JUWEL oder OTTI [das sind alles erfundene Kunstnamen] erschaffen: Die Vorgangsbearbeitung, die die ganz speziellen Wünsche und Nöte der Polizisten im Land X, Y oder Z versteht und berücksichtigt. Zugegeben, diese Darstellung ist etwas überspitzt. Was allerdings gerechtfertigt ist, wenn man sich das Ergebnis betrachtet: Es entstand nämlich innerhalb weniger Jahre eine blühende Landschaft unterschiedlicher und inkompatibler Vorgangsbearbeitungssysteme. Die konnten miteinander keine Daten austauschen [wozu auch, fragte man damals]. Man hielt dies für unausweichlich und gerechtfertigt: Weil die Polizeitätigkeit rechtlich unterschiedlich geregelt ist in den Polizei(aufgaben)gesetzen der einzelnen Länder (und Bundesbehörden). Lediglich für die Ermittlung von Straftaten existieren für alle Behörden einheitliche Rechtsgrundlagen. Insbesondere in Form des Strafgesetzbuches und der Strafprozessordnung.

Fast alle polizeilichen Vorgangsbearbeitungssysteme sind entweder vollständige Eigenentwicklungen von Polizeibehörden. Für die zig- um nicht zu sagen, hunderte von Mitarbeitern mit der Qualifikation von Polizeivollzugsbeamten, in den Innendienst gewechselt sind und sich seitdem als Software-Entwickler, Projektmanager, oder Service-Kräfte betätigen. In wechselndem Umfang wurden und werden externe Dienstleister hinzugezogen: An der Entwicklung von NIVADIS oder POLIKS waren in größerem Umfang externe Firmen beteiligt. @rtus ist eine Gemeinschaftsentwicklung des Landes Schleswig-Holstein mit Dataport, das ist eine Anstalt öffentlichen Rechts, die sich selbst als „IT-Dienstleister der Nordländer“ bezeichnet. Sie ist aus dem Behördenapparat in Hamburg hervorgegangen ist. Doch ComVor, IGVP, IVO /IVOPOL, RIVAR und BKA-VBS sind Systeme mit sehr hohem Eigenanteil der Behörden.

Übersicht nach Entwicklungsverbünden und Bundesländern

Haben Vorgangsbearbeitungssysteme Schnittstellen für den Informationsaustausch?!

Vorgangsbearbeitungssysteme sind die Quelle aller polizeilichen Informationen. Ein Vorgang ist ein abstraktes Gebilde, ein gedachter Beutel, in dem sämtliche Informationen enthalten sind, die zu diesem Vorgang gehören: Also was geschehen ist, wo und wann. Wer davon geschädigt wurde. Wer daran beteiligt war. Wer was beobachtet hat usw.
Alle diese Informationen werden zu allererst im Vorgangsbearbeitungssystem erfasst. Im Laufe der weiteren polizeilichen Bearbeitung können sie – und werden sie recht häufig – auch noch in anderen polizeilichen Informationssystem gebraucht:

• Weil eine Überprüfung mit dem Fahndungsbestand erfolgen soll. Oder eine Fahndungsnotierung ausgeschrieben werden muss. Die entsprechenden Informationen werden dann im System INPOL benötigt.
• Weil es sich um einen meldepflichtigen Vorgang handelt und die Informationen an den entsprechenden Meldedienst beim Landeskriminalamt und von diesem an das Bundeskriminalamt weitergemeldet werden müssen. Die entsprechenden Informationen werden dann im jeweiligen Meldedienst-System benötigt.
• Oder weil das Ereignis, z.B. ein Einbruch in ein Autohaus, bei dem mehrere hochwertige Fahrzeuge gestohlen wurden, von der Kriminalpolizei weiter ermittelt wird. Die entsprechenden Informationen werden dann im Fallbearbeitungssystem benötigt.

In all diesen Fällen ist das Vorgangsbearbeitungssystem der Ursprung der Informationen, die an andere polizeiliche Informationssysteme weitergegeben werden müssen. Es wäre also wünschenswert, wenn die relevanten Informationen im Vorgangsbearbeitungssystem markiert und „auf Knopfdruck“ an das andere System übertragen werden könnten. So naheliegend diese Anforderung ist: So weit ist die Realität in den Polizeidienststellen von diesem Wunsch entfernt!

Fragen zu diesem Thema werden von der Polizei sehr, sehr zurückhaltend beantwortet. Insofern können wir im Folgenden lediglich Trends angeben:

• Vorgangsbearbeitungssystem –> INPOL-Land: Keine vollautomatische Datenübernahme, sondern „halbautomatische Schnittstelle“: Informationen werden im VBS von einem Sachbearbeiter gesichtet. Der markiert die zu übertragenden Informationen, die daraufhin ins INPOL-System kopiert werden.
• Vorgangsbearbeitungssystem –> Fallbearbeitungssystem: Uns sind derzeit keine Möglichkeiten der einfachen, „elektronischen“ Übernahme von Daten aus dem VBS in das Fallbearbeitungssystem eines Landes bekannt.
• Vorgangsbearbeitungssystem –> Meldesystem: Uns sind derzeit keine Möglichkeiten der einfachen, „elektronischen“ Übernahme von Daten aus dem VBS in das Fallbearbeitungssystem eines Landes bekannt.

Fazit: Obwohl die Vorgangsbearbeitungssysteme der Ursprung der polizeilichen Informationen sind, die überhaupt elektronisch gespeichert werden, gibt es kaum elektronische Schnittstellen zu den benachbarten polizeilichen Informationssystemen. An diesem Punkt beginnt die Misere mit dem polizeilichen Informationsaustausch!

Hinweis

Die Informationen, die diesem Artikel zugrunde liegen, stammen großteils aus öffentlichen Quellen bzw. aus eigenen Kenntnissen.
Für die Richtigkeit dieser Informationen kann jedoch keine Gewähr übernommen werden.

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