Vorgangsbearbeitungssysteme Polizei

Das Vorgangsbearbeitungssystem (VBS) ist das wichtigste IT-Werkzeug jeder Polizeibehörde. Denn jeder polizeilich relevante Vorgang wird im Vorgangsbearbeitungssystem erfasst. Dabei erhält er seine Tagebuchnummer denn – Sie wissen ja – nur mit Nummer können Vorgänge verwaltet und bearbeitet werden. ‚Polizeilich relevant‘ sind, ganz allgemein gesagt, Vorfälle, bei denen die Polizei hinzugezogen wurde oder sich selbst beteiligt hat. Also insbesondere Verkehrsunfälle und Ordnungswidrigkeiten, in die die Polizei eingeschaltet wurde, Strafanzeigen und alle sonstigen relevanten Ereignisse mit Daten zu Tätern bzw. Tatverdächtigen, Geschädigten und Zeugen.
Vorgangsbearbeitungssysteme sind die Informationssysteme der uniformierten Polizei: Dazu gehören die Schutz- und Verkehrspolizei, sowie die Wasserschutzpolizei. Ein Datenaustausch zwischen den Vorgangsbearbeitungssystemen verschiedener Behörden / Länder ist nicht vorgesehen.

Die Polizeibehörde in jedem Bundesland und die beiden Bundespolizeibehörden (Bundespolizei und Bundeskriminalamt) haben jeweils ihr eigenes Vorgangsbearbeitungssystem. Manche Behörden haben

• sich zu Entwicklungsverbünden zusammengeschlossen, so z.B. die ComVor-Kooperation im IPCC-Verbund oder das von mehreren Bundesländern gemeinsam entwickelte IGVP (Integrationsverfahren Polizei) von Bayern, Nordrhein-Westfalen und Thüringen
• oder haben sich ihr Vorgangsbearbeitungssystem, ggf. nach behördenspezifischen Anpassungen, beim gleichen Hersteller besorgt, wie z.B. POLIKS (Polizei Berlin) und ViVA, deren Hersteller T-Systems ist.

Übersicht nach Entwicklungsverbünden und Bundesländern

Die Bezeichnung ‚Vorgangs-Bearbeitung‘ erweckt den Eindruck, als würden dort nur Daten gespeichert, die der Vorgangsverwaltung dienen. Das ist jedoch in der Praxis nicht der Fall. Über die Vorgangsverwaltung hinaus, enthalten diese Systeme in großem Umfang auch personenbezogene Daten über Geschädigte, Beschuldigte bzw. Tatverdächtige und Zeugen. Jedes Vorgangsbearbeitungssystem ist also der umfassende polizeiliche Datenspeicher der jeweiligen Landes- oder Bundespolizeibehörde: Er enthält für sämtliche polizeilich erfassten Vorgänge der jüngeren Zeit alle wichtigen Informationen über die daran beteiligten Personen, Firmen, Adressen, Fahrzeuge, Telefonnummern etc. und die Beschreibung dessen, was eigentlich vorgefallen ist (der sogenannte „Sachverhalt“).

Geheimhaltung: Es gibt natürlich auch Vorgänge, die nur von einem kleinen Team von Sachbearbeitern in der Polizei bearbeitet werden sollen: Man denke an eine Entführung, bei der der Erpresser damit droht, den Entführten umzubringen, wenn „etwas in die Presse gelangt“. Solche Vorgänge können als Verschlusssache eingestuft werden mit der Folge, dass nur die berechtigten Sachbearbeiter darauf zugreifen können.

Speicherfristen: Es gibt gesetzliche Vorschriften, wie lange, welche Informationen überhaupt gespeichert werden dürfen. Gute Vorgangsbearbeitungssysteme überwachen solche Fristen automatisch und zeigen an, wann Informationen gelöscht werden sollten, weil die maximale Speicherfrist erreicht ist. Wie in allen polizeilichen Informations­systemen üblich, löscht das System nicht von sich aus, also automatisch: Der für diese Information zuständige Sachbearbeiter kann entweder zustimmen: Dann wird die Info gelöscht. Oder er hat Gründe, warum z.B. eine Person noch weiter gespeichert werden soll: Dann kann er das angeben. Soweit die Vorschriften und die Theorie. In der Praxis finden die Datenschutzbeauftragten bei ihren Kontrollen jedoch eigentlich immer Verstöße gegen diese Vorschriften. Das gilt aber nicht nur für die Vorgangsbearbeitungssysteme, sondern für alle polizeilichen Informationssysteme.

Neben dem Vorgangsbearbeitungssystem hat jede Polizeibehörde zwei weitere, wichtige Informationssysteme:

• INPOL (Informationssystem Polizei) ist das Bund-Länder-Verbundsystem aller deutschen Polizeibehörden. In INPOL werden die INPOl-Datenbanken, insbesondere die Fahndungs- und Auskunftssysteme gehalten. Alle Personen und Sachen (Fahrzeuge, Fahrräder, Schusswaffen, Kunstgegenstände usw.), die zur Fahndung ausgeschrieben sind, werden in diesen Datenbanken gespeichert. INPOL besteht aus einem zentralen Datenbanksystem beim BKA, das die Daten aus allen Polizeibehörden umfasst. Jede Polizeibehörde die Bundespolizei hat einen eigenen Datenbankserver für den Datenbestand, der das jeweilige Land / die jeweilige Behörde betrifft. Dieses dezentralen Server werden als INPOL-Land-(Server) bezeichnet. Die wesentliche Aufgabe von INPOL besteht darin, dass jeder Polizist innerhalb kurzer Zeit abfragen kann, ob eine Person oder Sache (, die gerade kontrolliert wird), zur Fahndung ausgeschrieben ist. Das kann auch mit mobilen Geräten direkt aus dem Streifenwagen erfolgen. Die zweite Aufgabe besteht darin, dass neue Fahndungsausschreibungen von jeder Polizeidienststelle eingegeben werden können und damit in relativ kurzer Zeit allen anderen Polizeidienststellen zur Verfügung stehen.
• das Fallbearbeitungssystem: Die Kriminalpolizei in jeder Behörde hat noch ein eigenes Fallbearbeitungssystem. Fallbearbeitungssysteme unterstützen die Kriminalpolizei bei der Sachbearbeitung, Ermittlung und Auswertung von komplexen Kriminalfällen.